מזל טוב! סגרתם אולם לאירוע הקרוב שלכם ולאחר מכן סגרתם עם התקליטן ועם ספקים אחרים – לכאורה נראה שהעבודה הסתיימה ונשאר רק להגיע ביום האירוע ולהנות מהיום המאושר. במציאות זה לא באמת ככה, האירוע שהשקעתם בו כל כך הרבה מאמץ וכסף תלוי בהרבה גורמים אחרים וכל טעות או בעיה עם אחד הספקים או האולם יכולה לגרום לצרות רבות וחוסר נעימות לבעל האירוע והאורחים שלו.
כאן בעצם נכנס לתפקיד מנהל האירוע שלוקח פיקוד ביום האירוע עצמו, תפקידו הוא לדאוג שהאירוע יעבור כמו שצריך ולתת לבעלי האירוע להיות בראש שקט בידיעה שהכל עובד חלק ובצורה מקצועית. מנהל האירוע יוודא שכל מה שהובטח לכם יתקיים, יחסוך לכם הוצאות בלתי צפויות ויפקח על כל נותני השירות אשר נמצאים במקום.
"יש כאלה שנותנים לאח או לדוד לקחת פיקוד על האירוע וזאת טעות מאוד גדולה, הם לא אנשי מקצוע וזה לא תפקידם, מה גם שהם הגיעו להנות כמו שאר האורחים באירוע" מספרת נועה שוסטר, מנהלת אירועים מוכרת מאשדוד: "עוד טעות נפוצה שרבים עושים אותה, זה לסמוך על מנהל האירועים של האולם, הם שוכחים שהוא בעצם מייצג ודואג קודם כל לאינטרס של האולם עצמו" מוסיפה שוסטר.
כך זה עובד:
מנהל האירוע יעבור על ההסכמים מול הספקים כמו צלם, תקליטן, מעצב וכו' ובונים את תוכנית האירוע לפרטי פרטים, שהצלם יהיה מוכן לצילום תמונות ומגנטים, שהדי ג'י ינגן את השיר הנכון בחופה, שמשקל הסטייק במנה העיקרית יהיה כפי שסוכם ועד מספר המלצרים באירוע.
"באירועים רבים, שוכחים לדאוג למקומות מראש עבור האורחים, כך שנוצר מצב שנפתחים שולחנות בגלל אורחים שלא מצאו מקומות דבר שיוצר עלויות כספיות נוספות. בשל כך אני דואגת לפקח על מספר האורחים ושכל אורח יתיישב במקום המיועד לו וכך נחסכים אלפי שקלים לבעלי האירוע. התפקיד שלי הוא לדאוג שכולם יהנו ושהערב יעבור בצורה מושלמת וכמתוכנן" מסכמת שוסטר.
נועה שוסטר: מנהלת אירועים באשדוד – טלפון: 054-7971659
