מהן הטעויות הנפוצות בהפקת כנסים וכיצד להימנע מהן?
כנס מהווה הזדמנות למפגש בין אנשים מתוך התעשייה, שיתוף ידע ויצירת חיבורים משמעותיים. ההבדל בין כנס מוצלח לזה שנשכח תוך שבוע לא רק תלוי ברמת המרצים, אלא בפרטים הקטנים שלעיתים קרובות נופלים בין הכיסאות.
לכן, כאשר מתכננים אירוע עסקי מסוג זה, חשוב לדעת מראש מול אילו אתגרים עומדים. כדאי להכיר שגיאות נפוצות כדי להימנע מהן.
איך תכנון שגוי פוגע בהצלחת הכנס?
תכנון הוא הבסיס לכל כנס מוצלח, אך טעויות בשלב הראשוני פוגעות קשות בכל המאמץ. אחת הטעויות הנפוצות היא לא להקדיש מספיק זמן לתכנון מראש. לפעמים המארגנים מתחילים לפעול רק חודשיים לפני המועד, ואז מגלים שהמיקום האידיאלי תפוס והמרצים לא זמינים. תכנון נכון מתחיל לפחות חצי שנה מראש, ובמקרים של כנסים גדולים, אפילו שנה שלמה.
שגיאה חמורה נוספת היא בחירת תאריך לא מתאים. חשוב לבדוק מול לוח השנה ולוודא שהכנס לא מתנגש עם חגים או אירועים מרכזיים אחרים בתעשייה כדי שהמשתתפים יוכלו להגיע ולא יצטרכו לבחור. כדאי גם להימנע מקיום אירוע בתקופות שנחשבות עמוסות מהבחינה העסקית כמו למשל, סוף שנה שעמוס בסגירת עסקאות ותקציבים.
מה צריך לדעת על בחירת מקום וספקים?
בעת הפקת כנסים מקצועיים חשוב מאוד לא לעשות טעויות בכל הנוגע לבחירת מקום, שלא תבחרו אולם או גן אירועים שלא יוכלו להכיל את כמות המשתתפים המשוערת או שתגלו שיש בעיות חניה, בעיות אקוסטיקה או שהמקום מרוחק ואין לו אמצעי תחבורה זמינים. מארגנים נופלים בפח של לבחור מקום רק על סמך תמונות יפות, מבלי לבקר פיזית. ביקור מקדים בפועל הוא חובה, כדאי להגיע בשעות שונות ביום לראות את התנועה ורמת הרעש.
עדיף לבחור מיקום מרכזי בארץ, שמקל על הגעה מכל הכיוונים. חשוב לבדוק האם המתחם מספק שירותים קולינאריים, מערכת סאונד ומולטימדיה, מקרנים, חדרי הכנה למרצים ונגישות מלאה. בחירת ספקים לא אמינים היא טעות שעלולה להרוס כנס שלם. אחד הכללים החשובים בהפקת כנסים מקצועיים הוא לעבוד עם ספקים מנוסים שיש עליהם המלצות. כדאי לקבל לפחות שלוש הצעות מחיר, לבדוק חוות דעת, ולהקפיד על חוזים מפורטים. כדאי לדעת שיש מקומות מובילים שגם עובדים עם ספקים אמינים שנבחרו בקפידה כך שאתם יכולים לדעת שאתם מקבלים את הטוב ביותר.
איך מנהלים נכון תקציב ותקשורת?
ניהול תקציב הוא אחד האתגרים הגדולים ורבים שוכחים לקחת בחשבון עלויות נוספות או בלתי צפויות שעלולות לעלות ביוקר. כשמכינים תקציב, חושבים רק על העלויות הבסיסיות כמו שכירת המקום. אבל מה עם אגרות המקום, ביטוחים, עיצוב גרפי והדפסות? כל אלו מצטברים במהירות. לכן, כדאי לבנות תקציב מפורט שכולל כל פריט, ולהוסיף מרווח בטחון של 15 אחוז. כמו כן, כדאי לעקוב אחר ההוצאות בזמן אמת.
מבחינת שיווק האירוע העסקי, חשוב לא להפחית בערך ובחשיבות של הפרסום כי העדר אסטרטגיה ברורה עשוי לפגוע בהצלחת האירוע. לעומת זאת, תכנית שמשלבת דיוור ממוקד, נוכחות ברשתות חברתיות, שיתופי פעולה עם ארגונים מקצועיים ותזכורות סדירות למשתתפים יכולים לעשות הבדל גדול באישורי ההגעה. חשוב ליצור תמריץ להרשמה מוקדמת כמו הנחה למי שנרשם מוקדם.
גם בזמן אמת חשוב להיות עם יד על הדופק כדי שחוויית המוזמנים תהיה טובה ויהיה שילוב נכון בין תוכן מקצועי למסגרת של הכנס. כנס מוצלח משלב הרצאות פרונטליות, פאנלים אינטראקטיביים, סדנאות מעשיות ופעילויות שמעודדות נטוורקינג. חשוב לדאוג לאוכל טוב, משקאות, ניהול אופטימאלי של לוחות הזמנים ותמהיל מנצח בין תוכן איכותי להפסקות משמעותיות. תנו למשתתפים הזדמנויות אמיתיות להכיר אחד את השני ולפתח קשרים משמעותיים.
אין ספק שכשכל הפרטים מתחברים נכון, הכנס יהפוך לאירוע מוצלח. אבל כדי להגיע לשם, צריך להשקיע בתכנון מוקדם, להימנע מהטעויות הנפוצות ולעבוד עם אנשי מקצוע שמבינים את כל המורכבות. חוות דרך ארץ מציעה לכם מקום נהדר לכנס איכותי כולל צוות מקצועי שילווה אתכם בכל שלב ודואג שהכנס שלכם יצליח מעבר לציפיות.
אנו מכבדים זכויות יוצרים ועושים מאמץ לאתר את בעלי הזכויות בצילומים המגיעים לידינו. אם זיהיתים בפרסומינו צילום שיש לכם זכויות בו, אתם רשאים לפנות אלינו ולבקש לחדול מהשימוש באמצעות כתובת המייל: ashdodonline1@gmail.com
