האם כדאי לשכור משרד קטן או גדול

טעות בבחירה זו עלולה לעלות ביוקר. משרד קטן מדי עלול לייצר צפיפות. מנגד, משרד רחב ידיים שנותר ריק בחלקו גורם לבזבוז משאבים על דמי שכירות, ארנונה ודמי ניהול עבור שטחים שאינם מייצרים ערך. 

הגדרת הצרכים האמיתיים

לפני שצוללים למספרים, יש להבין כי שטח המשרד אינו נמדד רק במטרים מרובעים ברוטו, אלא ביעילות הניצול של השטח נטו. חברות רבות נופלות במלכודת של מגדלי משרדים, שבה הם משלמים על שטחים ציבוריים, מעליות ומבואות, בעוד ששטח העבודה המעשי קטן ב-25% עד 30% מהרשום בחוזה.

כדי לענות על השאלה איזה נכס מתאים לכם, יש לבצע מיפוי של שלושה וקטורים עיקריים:

מודל העבודה הארגוני: האם החברה פועלת במתכונת מלאה מהמשרד, או שמא יש מודל היברידי שבו חלק מהעובדים מגיעים רק יומיים בשבוע?

קצב הגיוס החזוי: מהו אופק הצמיחה של החברה ב-24 החודשים הקרובים? חוזה נדל"ן מסחרי סטנדרטי נחתם ל-3 עד 5 שנים עם אופציות הארכה, ולכן בחירה בנכס הנוכחי צריכה לקחת בחשבון את העתיד הקרוב.

אופי הפעילות: האם מדובר בחברת תוכנה שבה רוב העובדים זקוקים לעמדת מחשב שקטה, או בסוכנות מכירות הדורשת חדרי ישיבות מרובים, אזורי קבלה ומרחבי סיעור מוחות?

היתרונות של משרד קטן

היתרון הראשי הוא, כמובן, השליטה הבלתי מתפשרת בהוצאות הקבועות. בעולם הנדל"ן הממסדי, כל מטר מרובע גורר איתו זנב ארוך של עלויות נלוות. כאשר שוכרים שטח קטן, חוסכים לא רק במחיר השכירות הבסיסי, אלא גם בעלויות התפעול השוטפות:

דמי ניהול וארנונה: אלו מחושבים לפי מטר מרובע. בערים מרכזיות כמו תל אביב, הרצליה או רמת גן, עלויות הארנונה ודמי הניהול במגדלים יכולות להגיע ל-40 עד 70 שקלים למטר בכל חודש. חיסכון של 100 מטרים מרובעים מתורגם מיידית לחיסכון של אלפי שקלים בחודש רק בסעיף זה.

עלויות גמר והתאמות :כניסה למשרד חדש דורשת לעיתים קרובות שיפוץ, התקנת מחיצות, תשתית תקשורת וריהוט. תקציב ההתאמות למשרד קטן נמוך, מה שמשאיר יותר הון עצמי פנוי לפעילות של העסק, לשיווק או לגיוס עובדים.

תחזוקה ואנרגיה: עלויות מיזוג האוויר, הניקיון והחשמל בנכס ממוקד הן מינוריות בהשוואה לקומות משרדים שלמות.

היתרונות של משרד גדול

נכס גדול מעניק לארגון גמישות ארוכת טווח ונכס מותגי בעל ערך רב.

מוכנות לצמיחה מיידית :כאשר החברה חותמת על פרויקט גדול או מקבלת סבב השקעה, ניתן לקלוט עשרה או עשרים עובדים חדשים מהיום למחר, ללא צורך בחיפוש משרד חדש, מעבר משרדים מתיש או ניהול משא ומתן על הפרת חוזה קיים.

יצירת תרבות ארגונית ייחודית: שטח גדול מאפשר להקצות אזורים ייעודיים שאינם קשורים ישירות לעבודה הטכנית: עמדות עבודה שיתופיות, אזורי מנוחה, חדר אוכל מרווח ומתחמי סיעור מוחות. אלמנטים אלו משפרים את שביעות הרצון של העובדים ומגבירים את הנאמנות שלהם לארגון.

כוח מותגי מול לקוחות: עבור משרדי עורכי דין, חברות השקעות או סוכנויות פרסום, המשרד הוא כלי מכירתי. כניסה של לקוח למבואה מרווחת, עיצוב אדריכלי מוקפד וחדרי ישיבות מתקדמים מייצרים רושם של יציבות, מקצועיות ועוצמה פיננסית.

הבחירה בין השכרת משרד קטן בירושלים למשל לבין משרד גדול אינה שאלה של תקציב בלבד, אלא של תפיסת עולם ניהולית ואסטרטגיה עסקית. אין תשובה אחת נכונה שטובה לכל החברות, אך ישנה דרך נכונה לקבל את ההחלטה. חברות המאופיינות ביציבות, צורך בפגישות פרונטליות רבות ותרבות ארגונית ריכוזית ימצאו את מקומן בנכסים גדולים ומרווחים, שמהווים מנוף למיתוג והתרחבות. מנגד, חברות טכנולוגיות דינמיות, עסקים מבוססי פרויקטים או סוכנויות המיישמות עבודה היברידית, יכולים להפיק ערך עצום דווקא מנכס ממוקד, חכם וקטן יותר, המשחרר הון יקר לטובת צמיחת העסק.

שאלות נפוצות 

מהי הטעות הנפוצה ביותר שחברות עושות כשהן בוחרות בין משרד קטן לגדול?

חותמים על חוזה של 200 מ"ר ברוטו ומגלים בפועל ששטח העבודה האמיתי הוא רק 140 מ"ר, בגלל העמסה של שטחים ציבוריים בבניין. פער זה מייצר צפיפות בלתי צפויה במשרד שנחשב על הנייר לגדול מספיק, וגורר תסכול רב ותשלום כפול על שטחים לא מנוצלים.

האם מתחמי עבודה משותפים הם פתרון עדיף על פני שכירת משרד עצמאי?

מתחמים משותפים פותרים את הדילמה בצורה מצוינת עבור חברות בתחילת דרכן או צוותים קטנים, מכיוון שהם מאפשרים לעבור ממשרד קטן לגדול בתוך ימים ספורים באותו מתחם. עם זאת, כאשר החברה עוברת את רף ה-15 או 20 עובדים, העלות הכוללת לכל עמדה במתחם משותף הופכת ליקרה משמעותית בהשוואה לשכירות עצמאית של משרד.

כיצד משפיע המודל ההיברידי על ההחלטה לגבי גודל המשרד?

המודל ההיברידי מאפשר לצמצם את שטח המשרד בכ-30% עד 40% לעומת מודל העבודה המסורתי. באמצעות שימוש בעמדות חמות וניהול לוחות זמנים חכם, חברה של 30 עובדים יכולה להתנהל בצורה מרווחת ונינוחה בתוך משרד קטן יחסית המתוכנן עבור 18-20 עמדות עבודה סימולטניות בלבד.

אנו מכבדים זכויות יוצרים ועושים מאמץ לאתר את בעלי הזכויות בצילומים המגיעים לידינו. אם זיהיתים בפרסומינו צילום שיש לכם זכויות בו, אתם רשאים לפנות אלינו ולבקש לחדול מהשימוש באמצעות כתובת המייל: ashdodonline1@gmail.com