במסגרת ההיערכות, צה"ל הקים והכשיר נקודות קליטה ראשוניות, בהן תסופק מעטפת רפואית באם תדרש וליווי. לאחר מכן, השבים ימשיכו לבתי החולים שם יפגשו עם משפחותיהם.
כלל השבים יקבלו אוזניות רעש מיוחדות אשר נקנו במיוחד עבורם ומתאימות גם לילדים על מנת לרכך את חווית הטיסה ולספק להם בטחון ושקט. על כל מסוק יעלה צוות רפואי של יחידה 669 אשר יכלול, מפקד, שלושה לוחמים ושני רופאים מטפלים. בנוסף יחד עם השבים יעלו נציגים מאגף כוח אדם, שילוו אותם במהלך התהליך.
צוות המסוקים אשר ייקח את השבים, תודרך לבצע את משימתו באדיבות, צניעות, סבלנות ובגובה העיניים. להציג את עצמם בשם, בפנים גלויות ובחיוך, לשמור על קשר עין ועל מרחק על מנת לאפשר למטפלים ולמלווים לעשות את עבודתם בצורה הטובה ביותר. מדובר בארבעה מסוקים, שלושה יסעורים וינשוף.
