הפקת אירועי חברה הוא מקצוע ייחודי ותובעני בו מפיקי אירועים רבים נאלצים לנהל מספר רב של משימות באופן סימולטני, לעמוד בלוחות זמנים תובעניים ולספק שירות יוצא דופן עבור לקוחות מגוונים. לצד זאת, ישנה דרישה מקצועית לשמור על רעננות והיכרות מקצועית עמוקה עם המגמות החמות בשוק, חדשנות ודרכי פעולה עדכניים בעולם הפקת האירועים על מנת להישאר בחזית הידע וההצלחה ולתת ערך ובידול משמעותיים של שירותי הפקת אירועים.
כיצד ניתן לשלב ולנהל איזון בין עומס עבודה רב לבין צרכים התפתחותיים-מקצועיים של חברות הפקת אירועים תוך שמירה על איכות השניים? הנה כמה טיפים שאיגדנו יחד עם פינץ׳ הפקת אירועי חברה לעזור למפיקי אירועים להישאר עדכניים בטרנדים חמים וגם לנהל באופן איכותי את עומס המשימות הרב שאיתם הם מתמודדים.
• הגדירו מטרות ברורות
על מנת לנווט באופן מקצועי בים של מידע, משימות ורעיונות, תתחילו בהצבה של מטרות ויעדים ברורים ללמידה. תשאלו את עצמכם מהם השאיפות המקצועיות שלכם, וכיצד הן באות בהלימה עם ביקושים עכשוויים בשוק? אילו כישורים, ידע וכלים אופרטיביים עליכם לרכוש ו/או לשפר על מנת להשיג את המטרות שהגדרתם? האם כלים אלו ייקחו אתכם קדימה וייסיעו לכם באופן פרקטי לשפר את איכות העבודה והאירועים השונים הנמצאים על שולחנכם? האם הם ייצרו ערך אמיתי ומשמעותי עבור הלקוחות שלכם?
הצבת מטרות ויעדים ברורים יאפשרו לכם לייצר תמונה רחבה ובהירה של הצרכים השונים שלכם, ובכך לברור ולתעדף, תוך שמירה על מיקוד בתהליך, את הדברים הרלוונטיים והכדאיים ביותר עבורכם.
• בחרו מקורות מידע מתאימים
ברגע שגיבשתם עם עצמכם את היעדים והמטרות שלכם, הקצו זמן ומשאבים לבחירת מקורות המידע הטובים ביותר עבורכם למידע ותובנות שתואמים את הצרכים והעדפותיכם הפרסונאליים. בעידן הדיגיטלי, בו לא חסרים מקורות מידע זמינים, סננו את אלו הפחות רלוונטיים עבורכם תוך שמירה והקפדה על מקורות מהימנים ואיכותיים כגון פודקאסטים, סרטוני הדרכה וקורסים מכוונים, דיוור, וובינר, ספרים, דוחות, התייעצות והיכרות עם אנשי מקצוע ברי סמכא מהתחום ומהנישה שלכם, ועוד.
הפקת אירועי חברה. חשוב להישאר מעודכנים כל הזמן
תמונה: פינץ׳ הפקת אירועים
• הקדישו את הזמן המתאים
כמו כל תהליך חדש בו אנו סופגים מידע חדש, למידה איכותית היא לא דבר שעושים כבדרך אגב, או דוחפים בין השורות. אלא, על מנת לייצר באמת תובנות חדשות ומשמעותיות שישרתו אותנו עם יכולות יישום גבוהות, היא זקוקה למרחבי זמן קבועים ועקביים מתוך התחייבות לתהליך ושילוב שלו בשגרת החיים. בדיוק בשל כך, מומלץ להגדיר ולהקדיש זמן ייעודי לתהליכי למידה חדשים, להגדיר ולרשום ביומן או במייל את הזמנים הללו ובכך לייצר שקט תעשייתי של מידע חדש.
על ידי הגדרת זמנים ייעודיים וברורים, נוצרת בהירות שמאפשרת לתכנן מראש את לוח הזמנים ולשלב באופן איכותי יותר תהליכים ומשימות חדשות לצד עומס העבודה הקיים.
• טפחו מערכות יחסים וקשרים
אחד מן הנכסים הגדולים ביותר שיכולים להיות לנו כבני אדם וכאנשי מקצוע בפרט, הם קשרים בין אישיים. הצלחה אמיתית, לא משנה באיזה תחום, נשענת פעמים רבות על מערכות יחסים משמעותיות ואיכותיות.
כמו כן, למידה היא לא רק תהליך יחידני של הפרט, אלא גם אקט חברתי ודינאמי. הכרת השטח המקצועי וטיפוח יחסים עם קולגות בתחום הפקת אירועי חברה בתעשייה היא דרך נהדרת לצבירת ניסיון, התרשמות, קבלת תובנות ופידבק מהטובים ביותר. אפשר לעשות זאת בדרכים מגוונות: הצטרפו לקהילות אונליין, פורומים, מפגשים פיסיים ממוקדים בתעשייה ועוד.
• יישום בשטח
על מנת לממש את כל מה שלמדתם באמת, הדרך הטובה ביותר היא להתחיל וליישם את הכל בעבודה היום-יומית שלכם. התנסו בכלים חדשים, טכניקות, פורמטים וכל דבר חדש שלמדתם בפרויקטים שלכם על מנת להעריך את הרלוונטיות שלהם עבורכם ועבור הלקוחות שלכם. זכרו, למידה היא תהליך שבקצה שלו ישנה הכרח ליצירת ערך עבור לקוח הקצה.
בשלב מתקדם יותר, לאחר שבחנתם את הדברים, וגיליתם מי מהכלים והיכולות החדשים שצברתם משרת אתכם הכי טוב, מצאו את הזמן והמקום לחלוק את הניסיון והאתגרים שלכם עם קולגות, שותפים ועוד לקבלת הצעות ייעול ופידבק להמשך התקדמות.
נסו אפילו לתעד על ציר זמן הישגים שצברתם ואתגרים שהתמודדתם מולם בהצלחה בזכות אותם כלים ולמידה. בדיוק כך, תוכלו לראות את ההתקדמות, שלעיתים מרגישה חמקמקה, למול העיניים באופן ניכר וברור.
לסיכום,
יצירת איזון בין התפקיד שלכם כמפיקי אירועי חברות לצד הצורך המכריע להישאר מעודכנים בטרנדים חמים בשוק ולרכוש כלים וידע חדשים זה לגמרי מאמץ בלתי מבוטל. יחד עם זאת, עם הגדרת יעדים ברורים, הקצאת המשאבים המתאימים, תכנון זמן מוגדר, יצירת שותפויות וקשרים חדשים ועוד אפשר להצליח לשלב את כל אלו בצורה יעילה שתסייע לכם לשגשג ולשדרג את הצעת הערך שלכם כאנשי מקצוע ברמה הגבוהה ביותר בעולם הפקת אירועי חברה שהולך ומשתנה כל הזמן.
